Eine Pflegehilfsmittel-Abrechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz. Er wird maschinenlesbar erzeugt, signiert, verschlüsselt und an die zuständige Annahmestelle übertragen. Stimmt ein Pflichtfeld nicht, scheitert er dort, bevor die Kasse ihn inhaltlich sieht. Dieser Beitrag öffnet den Datensatz: Aufbau, Pflichtfelder, ein Schlüssel, bei dem Fehler leicht passieren, der Quittungslauf und die Fehlerbilder, die in der Praxis Geld kosten.
Stand: 2. November 2026 · Grundlagen: § 302 SGB V, § 105 SGB XI, Technische Anlagen zum GKV-Datenaustausch · Änderungsprotokoll
Inhaltsverzeichnis
- Was der Datensatz leistet und was nicht
- Welche Norm gilt: § 302 SGB V oder § 105 SGB XI
- Der Aufbau in drei Schichten
- Pflichtfelder im Überblick
- Der Leistungserbringergruppenschlüssel
- Signatur, Verschlüsselung und Zertifikate
- Der Quittungslauf
- Sechs Formatfehler aus der Praxis
- Häufige Fragen
- Quellen
- Änderungsprotokoll
Das Wichtigste in Kürze
- Der Datensatz besteht aus Auftragsdatei, Nutzdaten und einer technischen Hülle aus Signatur und Verschlüsselung.
- Die Abrechnungsnorm richtet sich nach dem Kostenträger: § 302 SGB V für Hilfsmittel der Krankenkasse, § 105 SGB XI für Leistungen der Pflegeversicherung.
- Der Leistungserbringergruppenschlüssel (LEGS) hat sieben Zeichen: zwei Stellen Abrechnungscode, fünf Stellen Tarifkennzeichen. In den aktuellen Beispielen der Knappschaft für Pflegehilfsmittel lauten sie 19 00 P50, 19 00 P51, 19 00 P52 und 11 00 P53, für Hausnotruf 19 00 352 und 19 00 452.
- Der Wert gilt je Vertrag mit dem GKV-Spitzenverband. Er ist deshalb nicht frei wählbar, sondern steht im Vertrag, dem der Anbieter beigetreten ist.
- Die letzte Stelle jedes Institutionskennzeichens ist eine Prüfziffer. Stimmt sie nicht, weist die Annahmestelle den Datensatz in der Regel schon bei der technischen Prüfung zurück.
Was der Datensatz leistet und was nicht
Der Datenträgeraustausch ist das festgelegte Verfahren, mit dem Leistungserbringer Abrechnungsdaten elektronisch an die Kostenträger übermitteln. Er transportiert ausschließlich die Abrechnung.
Antrag und Genehmigung laufen davor und getrennt: über den elektronischen Kostenvoranschlag und den Genehmigungsbescheid der Kasse. Der Abrechnungsdatensatz setzt voraus, dass diese Schritte sauber abgeschlossen sind. Wer sie überspringt, produziert einen formal einwandfreien Datensatz, der später trotzdem aufgerechnet wird.
Welche Norm gilt: § 302 SGB V oder § 105 SGB XI
Beide Normen verlangen maschinenlesbare Abrechnungsunterlagen, adressieren aber unterschiedliche Leistungen.
§ 302 Abs. 1 SGB V verpflichtet Leistungserbringer im Bereich der Heil- und Hilfsmittel, ihre Leistungen elektronisch oder maschinell verwertbar nach Art, Menge und Preis zu übermitteln und dabei die Bezeichnungen des Hilfsmittelverzeichnisses nach § 139 SGB V zu verwenden. Absatz 2 regelt die Richtlinien über Form und Inhalt des Verfahrens.
§ 105 SGB XI gilt für Leistungen der Pflegeversicherung. Absatz 1 Nr. 3 nennt die Abrechnung über die Abgabe von Hilfsmitteln ausdrücklich und verweist auf das Verzeichnis nach § 78 SGB XI. Form, Inhalt und Einzelheiten des Datenträgeraustauschs legt der Spitzenverband Bund der Pflegekassen im Einvernehmen mit den Verbänden der Leistungserbringer fest; für Rechenzentren verweist Absatz 2 auf § 302 Abs. 2 SGB V.
Praktisch heißt das: Die 42-Euro-Box, Bettschutzeinlagen und Hausnotruf laufen über die Pflegekasse und § 105 SGB XI, aufsaugende Inkontinenzhilfen (PG 15) über die Krankenkasse und § 302 SGB V. Welche Vertragswelt dahintersteht, erklärt der Beitrag zu den Verträgen nach § 127 SGB V und § 78 SGB XI, die Pflichten aus § 105 SGB XI der Beitrag zur Abrechnung mit der Pflegekasse.
Der Aufbau in drei Schichten
Auftragsdatei. Sie enthält die Metadaten des Versands: Absenderkennzeichen, Empfängerkennzeichen der Annahmestelle, Art des Datensatzes, Zeitstempel und Angaben zum Umfang der Nutzdaten. Fehler hier führen dazu, dass die Nutzdaten gar nicht erst gelesen werden.
Nutzdaten. Hier stehen die Abrechnungsdaten: Versichertenangaben, Pflegegrad, Positionsnummern, Mengen, Zeiträume und Beträge.
Technische Hülle. Signatur und Verschlüsselung umschließen die Nutzdaten. Die Signatur weist aus, wer den Datensatz erstellt hat; die Verschlüsselung stellt sicher, dass nur die berechtigte Annahmestelle die Inhalte lesen kann.
Die konkreten Feldlängen und Satzarten stehen in den Technischen Anlagen zum GKV-Datenaustausch. Sie werden fortgeschrieben, weshalb ein Softwarestand von vor zwei Jahren kein Argument ist, wenn ein Datensatz abgewiesen wird.
Pflichtfelder im Überblick
| Feld | Inhalt | Typische Fehlerquelle |
|---|---|---|
| Absenderkennzeichen | Institutionskennzeichen des Leistungserbringers | falsche Prüfziffer nach manueller Eingabe |
| Kostenträgerkennzeichen | Abrechnungskennzeichen der Kasse | Kennzeichen aus dem Impressum statt aus dem Vertrag |
| Versichertenangaben | Versichertennummer, Name, Geburtsdatum | Stammdaten nach Kassenwechsel nicht aktualisiert |
| Pflegegrad | Grad zum Versorgungszeitpunkt (bei Leistungen der Pflegekasse) | Versorgung vor Beginn des Pflegegrads |
| Positionsnummer | Nummer aus dem jeweiligen Verzeichnis | Produktart statt konkretem Produkt angegeben |
| Menge und Zeitraum | abgegebene Menge, Versorgungszeitraum | Monatsrhythmus auf nicht-monatliche Leistungen angewendet |
| Betrag | Einzelbetrag je Position, bei Pflegehilfsmitteln mit Angabe des MwSt-Satzes | Betrag weicht von der vertraglichen Vergütung ab |
| Leistungserbringergruppenschlüssel | Abrechnungscode und Tarifkennzeichen | Wert aus einem abgelösten Vertrag |
Zur Positionsnummer ein Hinweis, der in der Praxis Rückfragen spart: Die Verzeichnisse sind hierarchisch aufgebaut. 51.40.01 bezeichnet die Produktart, die einzelnen Produkte tragen längere Nummern, etwa 51.40.01.4xxx für Produktgruppe 51 und 52.40.01.1xxx für Hausnotruf, so nennt es die Knappschaft in ihren Hinweisen. Abgerechnet wird auf der Ebene, die der Vertrag und die Genehmigung vorsehen. Wie Abschläge in der Abrechnung gekennzeichnet werden, steht im Beitrag zur Abschlagspositionsnummer.
Der Leistungserbringergruppenschlüssel
Bei diesem Schlüssel führen falsche Angaben zu vermeidbaren Rückweisungen.
Er besteht aus sieben Zeichen: die ersten beiden Stellen sind der Abrechnungscode, die folgenden fünf das Tarifkennzeichen. Das Tarifkennzeichen wird je Vertrag vergeben. Welcher Wert gilt, legt also der Vertrag fest, dem der Anbieter beigetreten ist.
Wie das konkret aussieht, zeigt die Knappschaft in ihren Hinweisen "Details eKV und Abrechnung für Pflegehilfsmittel" (Stand 23.09.2026). Dort steht für die Produktgruppen 51 und 54 als Beispiel "19 00 P50 / 19 00 P51 / 19 00 P52 / 11 00 P53", für die Produktgruppe 52 (Hausnotruf) "19 00 352 bzw. 19 00 452". Eingetragen wird der mit dem GKV-Spitzenverband vereinbarte Wert, den die Knappschaft in dieser Spalte als LEGS (ACTK) bezeichnet. Die Beispiele sind keine Vorlage zum Abschreiben, sondern zeigen nur das Muster.
Für die Praxis folgen daraus zwei Regeln. Erstens: Der gültige Wert steht im aktuellen Vertragstext, nicht in einer Vorlage aus dem Vorjahr. Ältere Tarifkennzeichen aus abgelösten Verbrauchsverträgen können zur Zurückweisung führen. Zweitens: Wechselt der Vertrag, ändert sich der Schlüssel, auch wenn sich an Sortiment und Kasse nichts ändert. Die Bedeutung der einzelnen Abrechnungscodes steht in den Schlüsselverzeichnissen der Technischen Anlagen. Hinterlegt wird der Wert pro Vertrag in den Stammdaten der Abrechnungssoftware, nicht pro Datensatz von Hand.
Signatur, Verschlüsselung und Zertifikate
Jeder Datensatz wird vor dem Versand signiert und für die empfangende Stelle verschlüsselt. Die Zertifikate stammen aus dem Zertifizierungsverfahren der gesetzlichen Krankenversicherung, das die Technischen Anlagen vorsehen; welche Stelle Ihnen das Zertifikat ausstellt, nennt die Annahmestelle. Hinterlegt werden sie in der Abrechnungssoftware.
Zertifikate haben eine begrenzte Laufzeit. Läuft eines ab, lehnt die Annahmestelle jede Übermittlung ab, unabhängig vom Inhalt des Datensatzes. Der Vorgang ist banal, fällt aber leicht erst am Monatsende auf, wenn die Sammelabrechnung ansteht. Zwei Maßnahmen verhindern das: eine Erinnerung mindestens 30 Tage vor Ablauf und eine Person, die dafür zuständig ist, nicht nur ein Kalendereintrag.
Zur Einordnung der Signatur: Sie belegt Urheberschaft und Unversehrtheit des Datensatzes. Ob ein Anspruch besteht, sagt sie nicht aus.
Der Quittungslauf
Nach dem Versand laufen zwei Prüfungen nacheinander.
Technische Prüfung bei der Annahmestelle. Geprüft werden Kennzeichen samt Prüfziffer, Pflichtfelder, Struktur und Signatur. Welche Stelle für welche Kasse zuständig ist, zeigt die Übersicht der Datenannahmestellen. Ergebnis ist entweder eine Annahmebestätigung oder eine Rückweisung mit Fehlercode. Eine Rückweisung ist keine Leistungsablehnung, sondern die Aufforderung zur Korrektur.
Fachliche Prüfung beim Kostenträger. Erst hier geht es um den Anspruch: Liegt die Genehmigung vor, passt der Versorgungszeitraum zum Vertrag, stimmen die Beträge? Beanstandungen erscheinen oft erst Wochen später als Aufrechnung gegen laufende Forderungen.
Zwischen Leistungserbringer und Kasse besteht ein Gleichordnungsverhältnis. Das Bundessozialgericht hat in einem Fall aus der Hilfsmittelversorgung (Hörgeräte, Urteil vom 12. August 2021, B 3 KR 8/20 R) den Vergütungsanspruch des Leistungserbringers als echte Leistungsklage nach § 54 Abs. 5 SGG im Gleichordnungsverhältnis behandelt und eine Verrechnung der Kasse für unbegründet gehalten. Ob und wie sich das auf die Pflegekassen-Seite übertragen lässt, war nicht Gegenstand des Urteils. Praktisch führt der Weg über die Beanstandung nach dem Versorgungsvertrag und, wenn sie erfolglos bleibt, über die Leistungsklage. Wie sich Beanstandungen vermeiden lassen, steht in der Checkliste gegen Retaxierungen.
Sechs Formatfehler aus der Praxis
Falsches Kostenträgerkennzeichen. Das Abrechnungskennzeichen der Kasse ist nicht zwingend das allgemeine aus dem Impressum. Maßgeblich ist der Vertrag oder die Auskunft der Annahmestelle. Den Unterschied erklärt das IK-Nummern-Verzeichnis.
Veralteter Leistungserbringergruppenschlüssel. Siehe oben: Der Wert stammt aus dem aktuellen Vertrag, nicht aus einer alten Vorlage.
Positionsnummer passt nicht zum Schlüssel. Eine Position der Pflegekassen-Welt unter einem Schlüssel der Krankenkassen-Welt kann von der Konsistenzprüfung ausgesteuert werden.
Zeitraum und Pflegegrad passen nicht zusammen. Ein Versorgungszeitraum vor dem Beginn des Pflegegrads fällt spätestens bei der Kasse auf.
Abgelaufenes Zertifikat. Die Übermittlung wird abgelehnt, bevor der Inhalt geprüft wird.
Übermittlung ohne Rückmeldung. Wartungsfenster, geänderte Endpunkte oder eine Firewall im eigenen Netz führen dazu, dass ein Versand technisch gar nicht ankommt. Die Software sollte Wiederholungen mit wachsendem Abstand ausführen und nach mehreren Fehlversuchen eskalieren. Ein stillschweigend gescheiterter Versand am Monatsende ist ein besonders teurer Fehler, weil er erst beim Zahlungsabgleich auffällt.
Worauf es bei der Software ankommt, die diese Prüfungen vor dem Versand übernimmt, steht in den Kriterien für Abrechnungssoftware; den gesamten Ablauf von der Genehmigung bis zur Zahlung fasst Pflegehilfsmittel einfach abrechnen zusammen.
Häufige Fragen
Worin unterscheidet sich der Datensatz von einer PDF-Rechnung?
Der Datensatz ist strukturiert und maschinenlesbar, wird von der Annahmestelle formal geprüft und an die Kasse weitergeleitet. Sowohl § 302 SGB V als auch § 105 SGB XI verlangen maschinenlesbare Abrechnungsunterlagen. Eine PDF-Rechnung kann ergänzend angefordert werden, ersetzt die Übermittlung aber nicht.
Wie ist der Leistungserbringergruppenschlüssel aufgebaut?
Aus sieben Zeichen: zwei Stellen Abrechnungscode und fünf Stellen Tarifkennzeichen, etwa 19 00 P52 oder bei Hausnotruf 19 00 352. Das Tarifkennzeichen wird je Vertrag vergeben. Den gültigen Wert nennt der Vertrag, dem Ihr Unternehmen beigetreten ist.
Welche Felder sind immer Pflicht?
Absender- und Kostenträgerkennzeichen, Versichertenangaben, Pflegegrad zum Versorgungszeitpunkt (bei Leistungen der Pflegekasse), Positionsnummer aus dem jeweiligen Verzeichnis, Menge, Versorgungszeitraum, Betrag und der Leistungserbringergruppenschlüssel. Die genauen Feldlängen und Satzarten stehen in den Technischen Anlagen zum GKV-Datenaustausch, die fortgeschrieben werden.
Wer stellt die Zertifikate aus?
Die Zertifizierungsstelle der gesetzlichen Krankenversicherung, die Ihre Annahmestelle nennt. Das Zertifikat wird in der Abrechnungssoftware hinterlegt und hat eine begrenzte Laufzeit. Nach Ablauf lehnt die Annahmestelle jede Übermittlung ab, unabhängig vom Inhalt. Eine Erinnerung 30 Tage vor Ablauf verhindert den Ausfall am Monatsende.
Was passiert nach der technischen Annahme?
Der Datensatz geht zur fachlichen Prüfung an die Kasse: Genehmigung, Versorgungszeitraum, Beträge. Beanstandungen erscheinen später als Aufrechnung gegen laufende Forderungen. Zwischen Leistungserbringer und Kasse besteht ein Gleichordnungsverhältnis; die Kasse rechnet in der Regel auf, statt einen Bescheid zu erlassen.
Was tue ich bei einer technischen Rückweisung?
Den Fehlercode auswerten, den Datensatz korrigieren und erneut übermitteln. Häufige Ursachen sind eine falsche Prüfziffer im Kennzeichen, ein veralteter Leistungserbringergruppenschlüssel oder ein abgelaufenes Zertifikat. Der Leistungsanspruch bleibt davon unberührt, es zählen die Fristen des Versorgungsvertrags.
Quellen
- § 302 SGB V (Abs. 1 Übermittlungspflicht, Abs. 2 Richtlinien), § 139 SGB V, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 02.11.2026
- § 78 SGB XI, § 105 SGB XI (Abs. 1 Nr. 3, Abs. 2), gesetze-im-internet.de, abgerufen am 02.11.2026
- Technische Anlagen zum GKV-Datenaustausch (Anlage 3, Schlüsselverzeichnisse), gkv-datenaustausch.de
- Knappschaft: Details eKV und Abrechnung für Pflegehilfsmittel, Stand 23.09.2026, abgerufen am 02.11.2026 (LEGS-Beispiele, Positionsnummern 51.40.01.4xxx und 52.40.01.1xxx)
- ARGE·IK bei der DGUV, Sankt Augustin: Aufbau des Institutionskennzeichens und Prüfziffer
- BSG, Urteil vom 12.08.2021, B 3 KR 8/20 R (Hörgeräte; Gleichordnungsverhältnis, echte Leistungsklage, Verrechnung), bsg.bund.de, abgerufen am 02.11.2026; § 54 Abs. 5 SGG
Änderungsprotokoll
Diesen Beitrag pflegen wir fortlaufend. Jede inhaltliche Änderung dokumentieren wir hier:
- 02.11.2026 – Erstveröffentlichung. Abrechnungsnorm nach Kostenträger getrennt (§ 302 SGB V und § 105 SGB XI, beide am 02.11.2026 gegen den Gesetzestext geprüft), Leistungserbringergruppenschlüssel gegen die Knappschaft-Unterlage vom 23.09.2026 geprüft, BSG-Urteil nur für das belegte Gleichordnungsverhältnis und die echte Leistungsklage zitiert.
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