Sie sind mit Ihrer aktuellen Hausnotruf-Software unzufrieden – wegen der Retax-Quote, schwacher Stammdaten-Prüfung, Verwaltungs-Overhead oder undurchsichtiger Zusatzgebühren? Wir übernehmen den Plattform-Wechsel in der Regel in vier Wochen, inklusive Daten-Migration und ohne Unterbrechung der laufenden PG-52-Versorgung.
Stand: 10. September 2026 · Fachlich geprüft · Grundlage: Versorgungsverträge nach § 78 SGB XI und Art. 28 DSGVO
Inhaltsverzeichnis
- Wann ein Software-Wechsel wirtschaftlich sinnvoll ist
- Der Wechsel-Prozess in 4 Wochen
- Was für Ihre Patienten gleich bleibt
- Was sich für Sie als Anbieter verbessert
- Rechtliche Rahmenbedingungen der Daten-Migration
- Häufige Fragen zum Wechsel
Wann ein Software-Wechsel wirtschaftlich sinnvoll ist
Der Wechsel einer Hausnotruf-Software ist ein Eingriff in einen laufenden Versorgungsbetrieb – deshalb sollte er sich rechnen. Sechs Konstellationen, in denen sich der Wechsel erfahrungsgemäß trägt:
1. Auffällige Retax-Quote. Als Faustregel: Werden mehr als rund 3 % der Abrechnungen zurückgewiesen, liegt es meist an schwacher Stammdaten-Prüfung – falsche Kostenträger-IK, ungeprüftes Institutionskennzeichen, veraltete Positionsnummer.
2. 27,00 € nicht abgebildet. Wenn Ihre Software den Stammdatenabgleich mit den Pflegekassen auf die neue Pauschale ab 01.04.2026 nicht unterstützt und nicht daran erinnert, rechnen Sie zum Teil noch mit 25,50 € ab.
3. Software-Stagnation. Wenn über längere Zeit keine echten neuen Funktionen ausgeliefert wurden, wird die Plattform zur Bremse – etwa bei der Anbindung von Sturzsensorik oder weiterer Gerätetechnik.
4. Kein Whitelabel. Wenn Ihre Patienten in der Antragsstrecke oder in der Bestätigungs-Mail den Namen des Software-Anbieters sehen statt Ihren eigenen, kann Markenbildung nicht stattfinden.
5. Manuelle Retax-Bearbeitung. Wenn Sie den Fehlercode der Datenannahmestelle jedes Mal manuell interpretieren und die Ursache selbst suchen müssen, kostet jeder Retax-Fall unnötig Bearbeitungszeit.
6. Undurchsichtige Zusatzgebühren. Wenn zur monatlichen Plattform-Pauschale laufend Modul-Gebühren hinzukommen, deren Umfang vorab nicht erkennbar war, ist die tatsächliche Belastung nicht mehr planbar.
Bevor Sie wechseln: Prüfen Sie die Kündigungsfrist Ihres aktuellen Software-Vertrags. Typisch sind 3 oder 6 Monate zum Quartalsende. Wir bereiten den Wechsel parallel zur Restlaufzeit vor – Ihre Patienten bleiben durchgehend versorgt.
Der Wechsel-Prozess in 4 Wochen
Woche 1 – Bestandsaufnahme. Wir gehen Ihren aktuellen Patientenstamm, Ihren Versorgungsvertrag nach § 78 SGB XI und Ihre Präqualifikation (VB 19C18) durch. Sie senden uns einen Daten-Export aus Ihrem bestehenden System – und wir prüfen mit Ihnen die Export- und Herausgaberechte aus Ihrem aktuellen Software-Vertrag.
Woche 2 – Backoffice-Setup. Wir setzen Ihre neue Plattform auf und mappen IK-Nummer, Kostenträger-IK, LEGS, Versorgungsvertrag, Bankdaten und die Positionsnummern aus dem Pflegehilfsmittelverzeichnis. Falls sich mit der Plattform auch der angebundene Abrechnungsweg ändert, melden wir das Verfahren bei den Kassen an und durchlaufen das Testverfahren. Ihre Patienten bleiben in dieser Zeit im alten System.
Woche 3 – Parallel-Betrieb. Neue Anträge laufen über unsere Plattform, laufende Versorgungen bleiben bis zum Monatsende im alten System. Die Versorgung Ihrer Patienten läuft dabei ununterbrochen weiter.
Woche 4 – Stichtag-Migration. Der Patientenstamm wird per Stichtag migriert. Die Folgeabrechnung des nächsten Monats läuft komplett über uns – mit der korrekten Pauschale von 27,00 € netto und geprüften Stammdaten.
Was für Ihre Patienten gleich bleibt
- Das Hausnotrufgerät. Der Funk-Sender bleibt am Handgelenk – kein Austausch, keine erneute Einweisung, sofern die Geräte in Ihrem Bestand verbleiben.
- Die 24/7-Notrufzentrale. Solange Sie mit derselben Notrufzentrale weiterarbeiten, bleiben Rufnummer und Ansprechperson unverändert.
- Die Kassen-Genehmigung. Bestehende Genehmigungen der Pflegekasse bleiben bestehen – ein Neuantrag ist nicht erforderlich, weil Ihre IK und Ihr Versorgungsvertrag unverändert bleiben.
- Die Abrechnung gegenüber Ihren Patienten. Am Verhältnis zwischen Ihnen und Ihren Patienten ändert der Softwarewechsel nichts – weder an der Sachleistung noch an etwaigen Mehrleistungen, die Sie anbieten.
Was sich für Sie als Anbieter verbessert
| Punkt | Vor dem Wechsel (häufig anzutreffen) | Nach dem Wechsel (mit uns) |
|---|---|---|
| Whitelabel-Antragsstrecke | nein / nur Logo | eigene Domain, eigene CI |
| eKV-Generierung | manuell im Portal | automatisch aus den Antragsdaten |
| Kostenträger-IK-Pflege | quartalsweise manuell | automatischer Abgleich |
| Stammdaten-Vorprüfung inkl. IK-Validierung | erst im Retax-Fall | vor jedem Versand |
| Pauschale von 27,00 € ab 01.04.2026 | manuelle Nachpflege | Stammdaten automatisch aktualisiert |
| Retax-Cockpit mit Fehlercode-Zuordnung | CSV-Export | Dashboard mit Ursachen-Vorschlag |
| Kostenstruktur | häufig Grundgebühr plus Modul-Gebühren | alle Funktionen in der Nutzungspauschale enthalten |
Welche Funktionen ein PG-52-Backoffice im Einzelnen abdecken muss, steht auf der Produkt-Übersicht zur Hausnotruf-Software; den Marktrahmen dazu liefert der B2B-Marktüberblick zu Hausnotrufsystemen.
Rechtliche Rahmenbedingungen der Daten-Migration
Die Daten Ihrer versorgten Patienten sind Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Der Wechsel des IT-Dienstleisters ist zulässig, sofern zwei Voraussetzungen erfüllt sind:
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Zwischen Ihnen als Verantwortlichem und uns als Auftragsverarbeiter wird ein AVV nach Art. 28 DSGVO geschlossen – vor der ersten Datenübertragung.
- Herausgabe aus dem Alt-Vertrag. Ihr aktueller Software-Vertrag und der dortige AVV regeln die Rückgabe Ihrer Daten. Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO verpflichtet jeden Auftragsverarbeiter, die Daten nach Ende der Verarbeitung nach Ihrer Wahl zurückzugeben oder zu löschen. In der Praxis ist das unproblematisch; einzelne Alt-Verträge enthalten aber Lock-in-Klauseln. Das prüfen wir gemeinsam mit Ihnen in Woche 1.
Zwischen Ihnen und Ihren Patienten ändert sich rechtlich nichts – Sie bleiben Vertragspartner der Pflegekasse und Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; wir verarbeiten die Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag. Die Pflegekasse ist vom Software-Wechsel nicht betroffen, solange Ihre IK-Nummer und Ihr Versorgungsvertrag bestehen bleiben.
Häufige Fragen zum Wechsel
Verlieren wir Patienten durch den Wechsel?
Nein. Ihre Patienten bleiben bei Ihnen – nur das Software-Backbone wechselt. Es gibt keinen Neuantrag beim Patienten und keine erneute Kassengenehmigung. Der Wechsel ist für den Patienten unsichtbar, sofern Hausnotrufgerät und Notrufzentrale gleich bleiben.
Wie ist die Daten-Migration rechtlich geregelt?
Sie sind Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, wir verarbeiten die Daten in Ihrem Auftrag. Vor der Migration wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO unterzeichnet. Voraussetzung ist, dass Ihr aktueller Software-Vertrag die Herausgabe Ihrer Daten regelt – das prüfen wir gemeinsam mit Ihnen.
Was passiert, wenn die Pflegekasse den Wechsel ablehnt?
Es gibt keinen Wechsel-Antrag bei der Pflegekasse – Sie als Anbieter bleiben Vertragspartner. Es ändert sich nur die Software im Hintergrund. Lediglich wenn sich mit der Plattform auch der Abrechnungsweg ändert, ist das Verfahren bei den Kassen anzumelden; das übernehmen wir in Woche 2.
Was kostet der Wechsel?
Setup-Beratung und Daten-Migration sind kostenfrei. Ab Live-Gang fallen an: eine monatliche Nutzungspauschale für die Plattform, die erst ab aktiver Versorgung berechnet wird, sowie die Vorgangskosten – ab 0,50 € pro elektronischem Kostenvoranschlag und ab 0,75 € pro Abrechnung (netto, B2B), ohne Mindestmenge. Die Whitelabel-Antragsstrecke wird einmalig eingerichtet. Weitere Modul- oder Funktionsgebühren gibt es nicht. Die konkreten Konditionen erhalten Sie im Gespräch.
Wie lange dauert der Wechsel insgesamt?
Der technische Wechsel dauert in der Regel vier Wochen. Wenn Sie eine Kündigungsfrist zum Quartal haben, planen wir 6–9 Wochen Gesamtdauer ein – die ersten Wochen laufen parallel zur Restlaufzeit des Alt-Vertrags.
Müssen bestehende Patienten neu informiert werden?
Empfohlen, aber nicht zwingend. Ein kurzes Anschreiben mit „neuer Login-Bereich, gewohntes Hausnotrufgerät, gleicher Anbieter" reicht. Eine Vorlage stellen wir bereit.
Was, wenn mein Alt-Anbieter den Datenexport blockiert?
Selten, aber möglich. Ihr Anspruch folgt aus Ihrem Software-Vertrag und aus Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO: Der Auftragsverarbeiter muss die Daten nach Ende der Verarbeitung nach Ihrer Wahl zurückgeben oder löschen. In der Praxis genügt meist der Verweis auf die entsprechende Klausel im AVV. Falls nicht, stellen wir Ihnen die technischen Unterlagen zusammen, die Ihre Rechtsvertretung für die Klärung benötigt.
Wechsel-Beratung in 30 Minuten
Unverbindlich. Wir prüfen Ihre aktuelle Vertragssituation, rechnen die Erlös-Differenz nach der Anhebung auf 27,00 € durch und zeigen Ihnen den Vier-Wochen-Migrationsplan.
