Die Abrechnung von Pflegehilfsmitteln stellt Händler und Pflegedienste immer wieder vor Herausforderungen. Typische Stolpersteine wie falsche oder fehlende Dokumentation, verpasste Fristen und fehlende Unterlagen können schnell zu Verzögerungen oder gar Ablehnungen durch die Pflegekassen führen. In diesem Beitrag erfährst du, wie du häufige Fehler bei der Pflegehilfsmittel-Abrechnung erkennst und Pflegekassen Abrechnungsfehler verhindern kannst. Darüber hinaus zeigen wir dir, wie unsere SaaS-Plattform dir dabei hilft, den Abrechnungsprozess reibungsloser zu gestalten.

Übersicht typischer Stolpersteine

  1. Falsche oder fehlende Dokumentation
    Oft fehlt der korrekte Nachweis darüber, welche Pflegehilfsmittel (z. B. Einmalhandschuhe, Desinfektionsmittel, Bettschutzeinlagen) tatsächlich an den Versicherten ausgegeben wurden. Werden die Produkte im System nicht korrekt hinterlegt oder die Lieferscheine nicht eindeutig zugeordnet, kann es zu Unklarheiten kommen.
  2. Verpasste Fristen
    Jede Pflegekasse hat festgelegte Deadlines für die Einreichung von Abrechnungsunterlagen. Wer diese übersieht oder die Einreichung aufschiebt, verliert wertvolle Zeit und riskiert Zahlungsrückstände oder Ablehnungen.
  3. Fehlende Unterlagen
    Neben Lieferscheinen und Rezepten können auch Bestätigungen zur Pflegebedürftigkeit oder ärztliche Verordnungen verlangt werden. Sind diese nicht vollständig oder unvollständig ausgefüllt, verlängert sich die Bearbeitungszeit oder der Antrag wird abgelehnt.

Beispiele aus der Praxis

  • Case 1: Ein Händler reichte die Monatsabrechnung für Pflegehilfsmittel ein, vergaß jedoch die signierten Empfangsbestätigungen. Die Pflegekasse forderte die Dokumente nach, wodurch sich die Auszahlung um mehrere Wochen verzögerte.
  • Case 2: Ein Partner stellte regelmäßig zum Verbrauch bestimmte Pflegehilfsmittel bereit, vergaß aber, die Menge beim Versicherten zu dokumentieren. Da der Nachweis fehlte, lehnte die Kasse den Antrag ab – obwohl die Pflegehilfsmittel tatsächlich ausgegeben wurden.

Tipps zur Vorbeugung

  1. Checkliste für Dokumente
    Erstelle eine Liste aller benötigten Dokumente (Rezepte, Lieferscheine, Empfangsbestätigungen, ärztliche Verordnungen etc.). Nutze diese Liste vor jeder Abrechnung, um keine Unterlage zu vergessen.
  2. Digitale Fristenübersicht
    Markiere alle Abgabetermine im Kalender und richte automatische Erinnerungen ein. So läufst du nicht Gefahr, Abgabefristen zu verpassen.
  3. Qualitätssicherung vor Einreichung
    Lasse deine Unterlagen von einem zweiten Teammitglied prüfen. Vier Augen sehen mehr als zwei und können Fehlangaben oder fehlende Unterschriften rechtzeitig erkennen.

So hilft unsere SaaS-Plattform

Unsere cloudbasierte Abrechnungslösung nimmt dir viele der oben genannten Aufgaben ab und sorgt dafür, dass Fehler bei der Pflegehilfsmittel-Abrechnung gar nicht erst entstehen:

  • Automatisierte Dokumentation: Jede Produktbewegung wird automatisch dem richtigen Fall zugeordnet. Fehlende Angaben fallen sofort auf.
  • Zentraler Upload und Verwaltung: Sämtliche Unterlagen können an einem Ort digital hochgeladen, archiviert und bei Bedarf abgerufen werden.
  • Prüf- und Freigabe-Workflows: Mehrstufige Freigaben stellen sicher, dass immer mindestens zwei Personen einen Vorgang prüfen, bevor er an die Pflegekasse gesendet wird.

Dadurch sparst du nicht nur Zeit und Nerven, sondern vermeidest auch Ärger mit der Pflegekasse.

Fazit

Ob falsche Dokumentation, verpasste Fristen oder fehlende Unterlagen – schon kleine Unachtsamkeiten können bei der Pflegehilfsmittel-Abrechnung große Auswirkungen haben. Mit einer übersichtlichen Checklisteund Qualitätssicherung vor Einreichung lassen sich viele Fehler vermeiden. Unsere SaaS-Plattform bietet dir genau die Tools, um deine Abrechnung effizienter und sicherer zu gestalten und Pflegekassen Abrechnungsfehler verhindern zu können.